Tämän artikkelin on kirjoittanut vieraskynällä Tilitoimisto Älyn toimitusjohtaja, yrittäjä ja kirjanpitäjä Kalle Antila.
Kirjoituksessa käydään käydään läpi markkinointiyritysten kirjanpitoa ja taloushallintoa sekä niiden erityispiirteitä ja parhaita käytäntöjä verrattuna muiden alojen yritysten kirjanpitoon.
Käydään kuitenkin alkuun hieman läpi mitä on kirjanpito ja taloushallinto, miksi kirjanpitoa täytyy tehdä ja ketkä kaikki ovat kirjanpitovelvollisia.
Yleistä kirjanpidosta ja taloushallinnosta
Kirjanpito on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Useimmiten kirjanpito on myös pakollista eli suurin osa yrityksistä on kirjanpitovelvollisia. Yrityksen kirjanpitoa sääteleviä lakeja ovat esimerkiksi kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki sekä erilaiset tuloverolait, erityisesti laki elinkeinotulon verottamisesta. Yrityksen verotus on kiinteästi yhteydessä yrityksen kirjanpitoon. Kirjanpito onkin tavallaan pohjatietoa verotusta varten.
Kirjanpidolla on myös erilläänpitotehtävä, eli sen avulla erotetaan yrityksen liiketapahtumat muiden yritysten liiketapahtumista sekä yrittäjän ja yrityksen rahat toisistaan. Yrittäjän on hyvä olla tietoinen siitä, että vaikka yritys olisi ulkoistanut kirjanpitonsa, ovat toimitusjohtajat ja yrittäjät edelleen vastuussa oman yrityksensä kirjanpidosta. Jokaisen yrittäjän tulisi siis ymmärtää perusasiat kirjanpitoon liittyen.
Taloushallinto käsitteenä on pelkkää kirjanpitoa laajempi, mutta se pitää sisällään yhtenä ominaisuutena kirjanpidon. Lakisääteisen kirjanpidon tehtävänä on tuottaa tietoa esimerkiksi Verohallintoa varten, mutta yrityksen taloushallinnon tärkein tehtävä on tuottaa talouteen liittyvää tietoa yrityksen johtoa ja päätöksentekoa varten.
Taloushallinto voi sisältää kirjanpidon lisäksi budjetointia, ennusteita, kassavirtalaskentaa, erilaista raportointia ja käytännössä mitä vaan mikä parantaa päätöksentekoa yrityksen taloudellisissa asioissa.
Yrityksen terveyskolmio
Jokaisella yrityksellä on hieman erilainen tilanne, jonka vuoksi sinun yrityksesi ei välttämättä kannata seurata samoja tunnuslukuja kuin kaverisi yrityksen.
Kaikkien yritysten kannattaa kuitenkin seurata kolmea asiaa, joita yhdessä kutsutaan yrityksen terveyskolmioksi. Nämä kolme asiaa ovat kannattavuus, vakavaraisuus ja maksuvalmius. Näitä kolmea asiaa seurataan erilaisilla tunnusluvuilla, joista valitaan esimerkiksi yrityksen toimialaan perustuen parhaiten sopivat.
Viimeisen reilun kymmenen vuoden aikana on alettu käyttämään myös termiä sähköinen taloushallinto. Käytännössä tämä tarkoittaa yrityksen ja hänen tilitoimistonsa yhteiskäytössä olevaa taloushallinnon ohjelmaa, jossa tapahtuu käytännössä yrityksen kaikki taloushallinnon prosessit. Sieltä lähetetään myyntilaskut, vastaanotetaan ja maksetaan ostolaskut, lasketaan ja maksetaan palkat, tehdään kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitukset sekä saadaan raportit ja laskelmat yrityksen laskelmia varten.
Yhtenä esimerkkinä suomalainen Procountor, joka täytti juuri 20 vuotta.
No kuka sitten on kirjanpitovelvollinen?
Kirjanpidon vaatimukset riippuvat mm. yrityksen koosta ja yritysmuodosta. Yritykset voidaan jakaa kolmeen kokoluokkaan: mikroyritykset, pienyritykset sekä suuryritykset.
Yritys on mikroyritys, jos enintään yksi rajoista ylittyy päättyneellä ja välittömästi edeltäneellä tilikaudella:
- Yrityksen taseen loppusumma 350 000 euroa
- Yrityksen liikevaihto 700 000 euroa
- Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä
Suomessa kaikista yrityksistä 93% on mikroyrityksiä.
Yritys on pienyritys, jos enintään yksi rajoista ylittyy päättyneellä ja välittömästi edeltäneellä tilikaudella:
- Yrityksen taseen loppusumma 6 000 000 euroa
- Yrityksen liikevaihto 12 000 000 euroa
- Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä
Suomessa kaikista yrityksistä 5,7% on pienyrityksiä.
Yritys on suuryritys, jos vähintään kaksi rajoista ylittyy päättyneellä ja välittömästi edeltäneellä tilikaudella:
- Yrityksen taseen loppusumma 20 000 000 euroa
- Yrityksen liikevaihto 40 000 000 euroa
- Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 250 henkilöä
Suomessa kaikista yrityksistä 0,2% on suuryrityksiä.
Tarkkasilmäisimmät huomasivat, että pienyrityksen ja suuryrityksen väliin jäävät yritykset, joilla ylittyy vähintään kaksi pienyrityksen rajoista, mutta taseen loppusumma, yrityksen liikevaihto tai keskimääräinen henkilömäärä eivät ylitä tai ylittävät korkeintaan yhden arvon kohdalla suuryrityksen rajat.
Näitä yrityksiä kutsutaan nimellä keskisuuret yritykset. Nämä pieniä isommat yritykset eivät voi käyttää pien- ja mikroyrityksille kirjanpitolainsäädännössä säädettyjä helpotuksia, mutta ei tarvitse myöskään tehdä suuryritysten vaatimusten mukaisesti. Suomessa kaikista yrityksistä 1,1% on keskisuuria yrityksiä.
Onko ammatinharjoittajien kirjanpitovaatimuksiin poikkeuksia?
Kuten aiemmin mainitsin, että yrityksen koon lisäksi kirjanpidon vaatimukset riippuvat yrityksen koon lisäksi myös yhtiömuodosta. Kirjanpidon vaatimuksissa on helpotuksia, kun yritystoimintaa harjoitetaan liike- ja ammatinharjoittajana
Liike- ja ammatinharjoittaja voi kirjanpitolain mukaan jättää tilinpäätöksen laatimatta, kun se on mikroyritys. Rajojen ylittyessä tilinpäätös on laadittava. Lisäksi liikkeen- ja ammatinharjoittaja voi lisäksi valita pitääkö hän kahdenkertaista vai yhdenkertaista kirjanpitoa. Kokemukseni mukaan lähes kaikki tilitoimistot tekevät asiakkaansa kirjanpidot kahdenkertaisena, koska kirjanpito-ohjelmat perustuvat kahdenkertaiseen kirjanpitoon.
Mitä digimarkkinointiyrityksen kirjanpito sitten edellyttää?
Vaikka yleisesti ottaen yrityksen kirjanpidot eivät juurikaan eroa toisistaan, on eri aloilla tiettyjä erityispiirteitä. Digimarkkinointiyrityksillä on usein todella paljon kuitteja erilaisista ohjelmistoista.
Sähköisiäohjelmistoja voivat olla esimerkiksi:
- Kuvapankit
- Raportointiohjelmat
- Pilvisäilytystilat
- Verkkosivujen lisäosat
- Ohjelmistolisenssit
- Seurantaohjelmistot
- Yms.
Yleensä ohjelmistot ovat ulkomaisia, joko EU-alueelta tai EU:n ulkopuolelta. Näissä tulee kirjanpitäjän ymmärtää erilaiset käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden lainalaisuudet.
Markkinointiyritykset saattavat ostaa jonkin verran alihankintana palveluita. Alihankintana hankittuja palveluita voisivat olla esimerkiksi graafikon palvelut, ohjelmoijat, sisällöntuotajat yms.
Markkinointiyritys on asiantuntijayritys, joka vaikuttaa myös sen tuloslaskelman ja taseen analysointiin sekä tunnuslukujen käyttämiseen. Markkinointiyrityksen tuloslaskelman tulkintaan vaikuttaa jo se käyttääkö yritys omaa henkilökuntaa vai alihankkijoiden palveluita. Nämä erät esitetään tuloslaskelmassa täysin eri kohdissa.
Tämän vuoksi on hyvä ymmärtää yrityksen liiketoiminta ja toimiala ennen kuin tekee analyysejä tuloslaskelman, taseen tai tilinpäätöksen pohjalta. Esimerkiksi myyntikatteen laskeminen ei toimi markkinointiyrityksessä samalla tavalla kuin tavaroita kauppaavassa yrityksessä.
Palvelun myyntikatteessa tulee ottaa huomioon esimerkikiksi palkat, alihankintana ostetut palvelut sekä muut palveluun kohdistuvat kulut. Kuten ylempänä kirjoitin, kaikkien yritysten tulisi alasta huolimatta kiinnittää huomiota yrityksen terveyskolmioon eli kannattavuuteen, vakavaraisuuteen ja maksuvalmiuteen. Näistä sitten valitaan yritykselle parhaat tunnusluvut. Myyntikatetta tai muita yksittäisiä tunnuslukuja tärkeämpiä asioita yrittäjälle seurattavaksi tuloslaskelmasta ovat liikevoitto ja tilikauden voitto (tappio) ja taseen puolelta oma pääoma.
Miten teet yhteistyöstä digimarkkinointiyrityksen ja tilitoimiston välillä helpompaa?
Yhteistyössä Sisältö Miikkan kanssa olemme todenneet monia hyviä käytännön asioita, joilla helpotamme molempien kuukausittaista työtä. Listaan tähän alle niistä tärkeimmät.
Digimarkkinointiyrityksen kirjanpidon toteuttaminen käytännössä
- Valitse sähköinen taloushallinto
- Tee tai jaa kirjanpitäjälle tunnukset eri paikkoihin, esimerkiksi googlen palvelut, fb business manager, alihankintaan käytettävät maksukanavat (payoneer, upwork, yms.)
- Luo yhteiset sähköpostiosoitteet laskuille (esimerkiksi laskut@domain.fi) jonne välität tai jaat kaikki sähköpostiisi tulevat laskut ja kuitit
- Ota kuittiohjelma käyttöön (Procountor Kuitit, eTasku tai muu vastaava)
- Luokaa Google sheet dokumentti tai vastaava puuttuvia kuitteja varten
Kokemuksesta voimme varmasti molemmat Miikkan kanssa todeta, että näiden 5 ohjeen avulla olemme tehneet molempien kuukausittaisesta tekemisestä huomattavasti helpompaa. Nämä ohjeet pätevät aivan varmasti lähes joka ikisellä muulla alalla myös!
Miikkan kommentit
Mikäli sinulla on hyvä kirjanpitäjä hakusessa, voin vilpittömästi suositella Kallen palveluita. Vieraile siis www.tilitoimistaly.com ja tutustu lisää Kallen palveluihin. Lisäkysymyksissä voit jättää meille yhteydenottopyynnön sivun alalaidassa olevasta lomakkeesta tai laittaa sähköpostia suoraan minulle osoitteeseen miikka@sisaltomiikka.fi.
Usein kysyttyä Google-mainonnasta
Ehdottomasti! Mikäli yritykselläsi on paljon erilaisia sähköisiä palveluita, niin malli toimii kyllä alasta huolimatta. Esimerkiksi teknologian alalla toimiva Start up voi hyvin hyötyä mallista.
Kyllä kannattaa. Ajansäästöä tuo jo se, et kaikki myyntilaskut ja ostolaskut ovat samassa järjestelmässä.
Suosittelen tutustumaan eTaskuun tai Procountor Kuitit-sovellukseen.
Suosittelemme antamaan aina mahdollisimman rajatut oikeudet, joilla kirjanpitäjä ei vahingossakaan sotkemaan mitään ylimääräistä. Lisäksi kannattaa varmistua siitä, että sopimuksessa on tarvittavat maininnat salassapitoon liittyvistä asioista.
